Электронный документооборот
Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов, которые охватывают все виды обработки документов, начиная их разработкой и заканчивая переводом в архив. В основе любого ЭДО лежат 2 технологии: docflow и workflow. Первая предназначена для обеспечения регулирования движения электронных документов между структурными подразделениями предприятия. Технология workflow устанавливает порядок работы с электронными документами и управляет ролевой моделью разграничения прав доступа к информации.

Электронный документооборот ЭДО
В соответствии с действующим законодательством коммерческие органы власти могут организовать электронный документооборот по своему усмотрению. Однако, учитывая специфику ведения бизнеса в России, многие хозяйствующие субъекты при внедрении СЭДО учитывают требования, предъявляемые к документообороту органов исполнительной власти. Это позволяет наладить обмен с контролирующими организациями.
Современные ЭДО используются практически всеми сотрудниками, работающими с документами. Причем доступ к электронным документам возможен как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств.
Важно! В ЭДО документообороте могут храниться не только окончательные документы, но и рабочие копии. По этой причине число зарегистрированных документов в системе в несколько раз превышает число документов, которые числятся в отделе делопроизводства.
В среднем срок хранения электронных документов составляет 5 лет, но на практике они могут быть востребованы и в течение 20 лет.
Главным параметром электронного документооборота выступает его быстродействие. В среднем, время на получение доступа к электронным документам составляет 3 секунды.
Электронный документооборот призван решать следующие задачи:
- проведение систематизации работы с документами;
- подготовка документов по унифицированным (стандартным) формам;
- автоматическая классификация документов по различным параметрам;
- автоматизация поиска документов;
- осуществление рассылки документов;
- обеспечение коллективного доступа при работе с электронными документами;
- оперативный обмен сведениями и документами;
- ознакомление с опубликованными документами;
- использование централизованного хранилища для обеспечения хранения документов и метаданных;
- формирование отчетов в разрезе отдельных подразделений предприятий и статистики по маршрутизации документов;
- работа со списком персональных поручений и т.д.
Внедрение электронного документооборота позволит улучшить качество ведения бизнеса, а в некоторых случаях — достичь определенных количественных показателей.
Роуминг ЭДО
Роуминг ЭДО помогает обмениваться электронными документами абонентам, использующим разные Системы электронного документооборота. Роуминг позволяет вести юридически значимый документооборот со всеми контрагентами и клиентами без смены привычного оператора ЭДО.
Преимущества ЭДО
К преимуществам Системы электронного документооборота можно отнести:
- Экономию финансовых ресурсов
(сокращение затрат на бумагу, копировальную технику и иные расходные материалы, снижение расходов на доставку документов). - Повышение производительности труда за счет сокращения времени на обработку документов
По многочисленным исследованиям выявлено, что на обработку документов сотрудники в среднем тратят от 30 до 60% рабочего времени. Внедрение ЭДО позволяет повысить производительность персонала на 20%. - Повышение качества управления оптимизация бизнес-процессов
Это достигается за счет единого информационного пространства для всех служб и подразделений, а также за счет повышения информационной безопасности. - Повышение эффективности работы хозяйствующего субъекта
Это возможно за счет улучшения исполнительской дисциплины и качества управленческих решений. - Получение быстрого доступа к определенным документам
Пользователь может быстро получить информацию в соответствии с установленными полномочиями. - Прозрачность документооборота
Любой электронный документов имеет историю. Информация о доступе к нему, изменению или дополнению всегда доступна руководителю. - Сокращение числа ошибок
Электронный документооборот позволяет исключить неумышленные ошибки или потерю документов. - Автоматизация документооборота
Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать процесс составления ежемесячной, стратегической или тактической отчетности как отдельно по структурным подразделениям, так и по предприятию в целом. - Удобный поиск документов по заданным параметрам
Существует большое количество параметров, по которым можно оперативно отыскать необходимый документ. - Безопасная работа персонала с информационными сведениями
ЭДО может быть организован как через корпоративную сеть предприятия, так и через интернет. При этом использование современных средств защиты предотвращает несанкционированный доступ к документации со стороны третьих лиц.
Внедрение ЭДО экономически целесообразно для всех участников хозяйственной деятельности предприятия. К основному преимуществу электронного документооборота для руководителя можно отнести оперативное принятие управленческих решений и контроль за исполнением поручений.
Преимущества ЭДО для исполнителей заключаются к получению виртуального рабочего места с удобными инструментами, упрощающими процесс создания, обработки, исполнения и перевода в архив всей электронной документации.
Внедрение ЭДО упрощает администрирование системы IT-специалистами и позволяет проводить интеграцию с любыми бизнес-приложениями.
1С - Документооборот
Сервис «1С: ЭДО» формирует и подписывает документы в автоматическом режиме. Он позволяет обмениваться не только счет-фактурами между партнерами, но и другими документами, например: актами, накладными и т.д. Входящие документы также поступают в систему автоматически, их лишь требуется подписать.
«1С: ЭДО» идеально подходит как для небольших предприятий, так и для организаций, территориально отдаленных друг от друга. Использование сервиса «1С - Документооборот» позволяет повысить конкурентоспособность любой компании за счет оптимизации бизнес-процессов и улучшения эффективности принимаемых решений.
«1С - Электронный Документооборот» - это быстрое и качественное решение по организации электронного документооборота у себя на предприятии.
Система 1С: ЭДО
«1С: ЭДО» — это инновационное решение, в рамках которого можно обмениваться документами непосредственно из программы «1С Предприятие» через оператора ЭДО. Сервис «1С: ЭДО» минимизирует временные затраты на подготовку и отправку документов, а также упрощает обмен информации как внутри компании, так и между контрагентами.
Преимущества системы 1С ЭДО
Преимущества системы:
- ускорение обмена документами между контрагентами;
- снижение количества ошибок;
- повышение производительности сотрудников за счет экономии времени на 30-40% на подготовке и обработке документов;
- наличие архива электронных документов;
- возможность пригласить контрагента в систему;
- наличие разграничения прав доступа пользователей к документам и другие.
Подключиться к программному продукту могут только официальные пользователи 1С, зарегистрировавшие 1С:ИТС. Это можно сделать как на портале, так и через партнера. Полный доступ к сервису возможен лишь
после оплаты выбранного тарифа. Работать с электронным документооборотом в 1С 8.3 не только просто, но и удобно! Убедитесь в этом сами!
Для подключения ЭДО представителю организации необходимо лично явиться в офис регистрации ООО «Астрал-М» и предоставить весь необходимый комплект документов для заключения договора на обслуживание.
CLOUDGATES.RU
Интернет - Телефония - Бухгалтерское сопровождение - IT сопровождение Аренда 1С - 1C:Отчетность
ОНЛАЙН-КАССЫ под ключ - 54-ФЗ
ЭЦП (для юрлиц, для физлиц, для торгов) - Проверка контрагентов
Облачный офис (вирутальный рабочий стол)