Электронный документооборот

Электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов, которые охватывают все виды обработки документов, начиная их разработкой и заканчивая переводом в архив. В основе любого ЭДО лежат 2 технологии: docflow и workflow. Первая предназначена для обеспечения регулирования движения электронных документов между структурными подразделениями предприятия. Технология workflow устанавливает порядок работы с электронными документами и управляет ролевой моделью разграничения прав доступа к информации.

Image

Электронный документооборот ЭДО

В соответствии с действующим законодательством коммерческие органы власти могут организовать электронный документооборот по своему усмотрению. Однако, учитывая специфику ведения бизнеса в России, многие хозяйствующие субъекты при внедрении СЭДО учитывают требования, предъявляемые к документообороту органов исполнительной власти. Это позволяет наладить обмен с контролирующими организациями. 
Современные ЭДО используются практически всеми сотрудниками, работающими с документами. Причем доступ к электронным документам возможен как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств. 
Важно! В ЭДО документообороте могут храниться не только окончательные документы, но и рабочие копии. По этой причине число зарегистрированных документов в системе в несколько раз превышает число документов, которые числятся в отделе делопроизводства. 
В среднем срок хранения электронных документов составляет 5 лет, но на практике они могут быть востребованы и в течение 20 лет. 
Главным параметром электронного документооборота выступает его быстродействие. В среднем, время на получение доступа к электронным документам составляет 3 секунды. 

Электронный документооборот призван решать следующие задачи:

  • проведение систематизации работы с документами;
  • подготовка документов по унифицированным (стандартным) формам;
  • автоматическая классификация документов по различным параметрам;
  • автоматизация поиска документов;
  • осуществление рассылки документов;
  • обеспечение коллективного доступа при работе с электронными документами;
  • оперативный обмен сведениями и документами;
  • ознакомление с опубликованными документами;
  • использование централизованного хранилища для обеспечения хранения документов и метаданных;
  • формирование отчетов в разрезе отдельных подразделений предприятий и статистики по маршрутизации документов;
  • работа со списком персональных поручений и т.д.

Внедрение электронного документооборота позволит улучшить качество ведения бизнеса, а в некоторых случаях — достичь определенных количественных показателей.


Роуминг ЭДО

Роуминг ЭДО помогает обмениваться электронными документами абонентам, использующим разные Системы электронного документооборота. Роуминг позволяет вести юридически значимый документооборот со всеми контрагентами и клиентами без смены привычного оператора ЭДО.

Преимущества ЭДО


К преимуществам Системы электронного документооборота можно отнести:

  1. Экономию финансовых ресурсов 
    (сокращение затрат на бумагу, копировальную технику и иные расходные материалы, снижение расходов на доставку документов).
  2. Повышение производительности труда за счет сокращения времени на обработку документов 
    По многочисленным исследованиям выявлено, что на обработку документов сотрудники в среднем тратят от 30 до 60% рабочего времени. Внедрение ЭДО позволяет повысить производительность персонала на 20%.
  3. Повышение качества управления оптимизация бизнес-процессов 
    Это достигается за счет единого информационного пространства для всех служб и подразделений, а также за счет повышения информационной безопасности.
  4. Повышение эффективности работы хозяйствующего субъекта 
    Это возможно за счет улучшения исполнительской дисциплины и качества управленческих решений.
  5. Получение быстрого доступа к определенным документам 
    Пользователь может быстро получить информацию в соответствии с установленными полномочиями.
  6. Прозрачность документооборота 
    Любой электронный документов имеет историю. Информация о доступе к нему, изменению или дополнению всегда доступна руководителю.
  7. Сокращение числа ошибок 
    Электронный документооборот позволяет исключить неумышленные ошибки или потерю документов.
  8. Автоматизация документооборота 
    Внедрение ЭДО позволяет автоматизировать процесс составления ежемесячной, стратегической или тактической отчетности как отдельно по структурным подразделениям, так и по предприятию в целом.
  9. Удобный поиск документов по заданным параметрам 
    Существует большое количество параметров, по которым можно оперативно отыскать необходимый документ.
  10. Безопасная работа персонала с информационными сведениями 
    ЭДО может быть организован как через корпоративную сеть предприятия, так и через интернет. При этом использование современных средств защиты предотвращает несанкционированный доступ к документации со стороны третьих лиц. 
    Внедрение ЭДО экономически целесообразно для всех участников хозяйственной деятельности предприятия. К основному преимуществу электронного документооборота для руководителя можно отнести оперативное принятие управленческих решений и контроль за исполнением поручений. 
    Преимущества ЭДО для исполнителей заключаются к получению виртуального рабочего места с удобными инструментами, упрощающими процесс создания, обработки, исполнения и перевода в архив всей электронной документации. 
    Внедрение ЭДО упрощает администрирование системы IT-специалистами и позволяет проводить интеграцию с любыми бизнес-приложениями.

1С - Документооборот

Сервис «1С: ЭДО» формирует и подписывает документы в автоматическом режиме. Он позволяет обмениваться не только счет-фактурами между партнерами, но и другими документами, например: актами, накладными и т.д. Входящие документы также поступают в систему автоматически, их лишь требуется подписать. 
«1С: ЭДО» идеально подходит как для небольших предприятий, так и для организаций, территориально отдаленных друг от друга. Использование сервиса «1С - Документооборот» позволяет повысить конкурентоспособность любой компании за счет оптимизации бизнес-процессов и улучшения эффективности принимаемых решений. 
«1С - Электронный Документооборот» - это быстрое и качественное решение по организации электронного документооборота у себя на предприятии.

Система 1С: ЭДО

«1С: ЭДО» — это инновационное решение, в рамках которого можно обмениваться документами непосредственно из программы «1С Предприятие» через оператора ЭДО. Сервис «1С: ЭДО» минимизирует временные затраты на подготовку и отправку документов, а также упрощает обмен информации как внутри компании, так и между контрагентами.

                                                   Преимущества системы 1С ЭДО

Преимущества системы:


  • ускорение обмена документами между контрагентами;
  • снижение количества ошибок;
  • повышение производительности сотрудников за счет экономии времени на 30-40% на подготовке и обработке документов;

 

  • наличие архива электронных документов;
  • возможность пригласить контрагента в систему;
  • наличие разграничения прав доступа пользователей к документам и другие. 

Подключиться к программному продукту могут только официальные пользователи 1С, зарегистрировавшие 1С:ИТС. Это можно сделать как на портале, так и через партнера. Полный доступ к сервису возможен лишь

после оплаты выбранного тарифа. Работать с электронным документооборотом в 1С 8.3 не только просто, но и удобно! Убедитесь в этом сами!

 

Для подключения ЭДО представителю организации необходимо лично явиться в офис регистрации ООО «Астрал-М» и предоставить весь необходимый комплект документов для заключения договора на обслуживание.

 

CLOUDGATES.RU


Интернет - Телефония - Бухгалтерское сопровождение - IT сопровождение Аренда 1С - 1C:Отчетность 

ОНЛАЙН-КАССЫ под ключ - 54-ФЗ 

ЭЦП (для юрлиц, для физлиц, для торгов) - Проверка контрагентов

Облачный офис (вирутальный рабочий стол)